Toborzás kkv-ban: önéletrajzok szűrése AI-jal, óvatosan

Egy kkv-nál a felvétel ritka, de amikor van, sokba kerül: egy meghirdetett pozícióra ötven-száz jelentkező, és a szűrés az ügyvezető vagy egy irodavezető idejéből megy el, esténként.

Ez a terület azonban más, mint a számlafeldolgozás. Itt a hibának emberi ára van, és a jogi kockázat is valós.

Kezdjük azzal, ami nem megengedhető

Ne bízd gépre a döntést, hogy kit hívsz be. Nem etikai finomkodás: gyakorlati és jogi kérdés.

Egy modell a betanító adatokból tanult mintákat követi, és ezek a minták tartalmazhatnak olyan összefüggéseket, amiket nem szabad döntési alapként használni — életkorra, nemre, lakóhelyre, névre utaló jelzéseket. Ha egy elutasított jelentkező megkérdezi, miért nem hívtátok be, arra tudni kell válaszolni. „Az eszköz alacsonyra rangsorolta" nem válasz.

Az EU AI-szabályozása a foglalkoztatási célú rendszereket kifejezetten magas kockázatú kategóriába helyezi. Egy kkv-nak nem kell ezt fejből tudnia — elég annyi, hogy az érdemi döntés maradjon embernél, és legyen dokumentálva, min alapult.

Ahol viszont tisztán segít

A strukturálás. Nyolcvan önéletrajz nyolcvan különböző formában érkezik: PDF, Word, LinkedIn-link, néha csak egy levél. Ezekből egységes táblázatot csinálni — mennyi tapasztalat, milyen területen, milyen nyelvek, hol lakik — tiszta gépi munka, és nem tartalmaz megítélést. Ez viszi a szűrési idő nagy részét.

A hiányzó információ jelzése. „Ebből a hét jelentkezőből nem derül ki, van-e jogosítványa." Ez konkrét, ellenőrizhető, és megelőz egy kört a levelezésben.

A behívó és elutasító levelek megszövegezése. Az elutasítás az, amit a legtöbb kkv egyszerűen kihagy — pedig a válasz nélkül hagyott jelentkező a munkáltatói híredről mond véleményt. Ha a levél megírása két perc helyett tíz másodperc, akkor meg is fog történni.

Az álláshirdetés megírása. És itt egy hasznos plusz: érdemes megkérdezni, hogy a szöveg tartalmaz-e olyan megfogalmazást, ami akaratlanul szűkíti a jelentkezői kört. Ez gyakran meglepő eredményt ad.

Az interjúkérdések összeállítása a konkrét pozícióra, plusz hogy mire figyelj a válaszokban.

A módszer, ami működik

A sorrend a lényeg:

1. Előre írd le a kritériumokat, mielőtt bármit megnyitsz. Mi az a három dolog, ami nélkül nem megy? Ha ezt utólag alakítod a jelentkezőkhöz, az már nem szűrés, hanem indoklás.
2. Strukturáltasd az összes jelentkezést egy táblázatba. Ez a gép munkája.
3. Te szűrsz a saját kritériumaid alapján, a táblázat oszlopai szerint. Ez emberi döntés, és a táblázat miatt gyors.
4. Minden jelentkező kap választ. Ez a gép munkája.

A gép a második és a negyedik lépést végzi — az összegyűjtést és a kommunikációt. A megítélés a másodikban és harmadikban a tiéd.

Amit érdemes tudni a jelentkezőkről

Egyre több jelentkező írja az önéletrajzát és a motivációs levelét AI-val. Ez nem baj, és nem is szűrési szempont — a levél amúgy is mindig a legszebb változat volt.

Következménye viszont van: a motivációs levél mint szűrő értéktelenedik el. Ha eddig ebből próbáltál következtetni, arról érdemes leszokni. Ami helyette működik: egy rövid, konkrét kérdés a hirdetésben, amire a válasz a te cégedről szól, és amit nem lehet általánosan megírni.

Az adatvédelmi rész, ami itt nem kerülhető meg

Az önéletrajz személyes adat, gyakran bőven a szükségesen túl — fotó, születési dátum, családi állapot.

• Céges előfizetés, ahol a bevitt adat nem kerül tanításba.
• Az adatkezelési tájékoztatóban szerepeljen, hogy a jelentkezéseket milyen szolgáltatással kezelitek.
• Megőrzési idő. Ha nem lesz felvétel, a jelentkezéseket törölni kell a megadott idő után. Sok kkv-nál ez soha nem történik meg.

Részletek: AI és GDPR.

Mérleg

Egy tízfős cégnél, egy pozíció betöltésénél:

Nyolc óráról körülbelül kettőre — pozíciónként. Évi három felvételnél ez tizennyolc óra, és ami többet ér: minden jelentkező kap választ.